数字化档案室公司方案设计

北京钢之杰柜业有限公司一体化档案室系统就有较强的可扩展性

钢之杰档案库房一体化智能管理系统具备稳定且灵活的体系结构（包括软件及硬件的选项及配置），以适应不断变化的业务需求，并能一直以适合实施的方式满足文件的管理需求，这就需要系统还必须具有可扩展性，以满足预期的文件数量；北京钢之杰用户培训方案1、培训目的：通过培训，使客户的管理使用人员熟悉设备的结构和性能，掌握正确的使用方法，并掌握排除小故障的技能。用户查询的需求也会不断的更新和完善，系统所支持的用户数量是否能够包含现有和潜在的用户，所有这些，都要求系统提供足够的手段进行功能的调整和扩充。

为什么要把纸质档案数字化呢？

　　一、提高经济效益

　　过去一直使用粗放型模式即以增加办公人员和办公费用为解决这一难题的主要手段，致使管理成本大幅上涨。而数字化管理档案使传统的以纸质为载体的档案信息对象转为机读档案，不仅节约了保管费用，节省了占地空间，而且查阅起来极为方便迅速，从而避免了反复印制资料而造成的纸张和人员的浪费。2、每列密集架必须装有一台液晶显示屏，显示与本列密集相关的信息。

　　二、提高办公效率

　　数字化档案管理使资料能及时归档，并尽快提供利用。以***部门为例，干部的任用、干部的提拔都需要详细准确的档案信息。然而档案数字化管理变可提供详细、即时的数据信息，为***决策提供服务。与此同时，数字化档案管理使查询资料变得非常简单，真正让办公人员做到足不出户便可知晓天下大事。由于信息的超时空流动，数字化档案事实上成为“无墙界档案”，档案库也从文件实体的保管基本变成了提供利用方便的信息控制中心。由于信息的超时空流动，数字化档案事实上成为“无墙界档案”，档案库也从文件实体的保管基本变成了提供利用方便的信息控制中心。

　　三、增强档案原件保护

　　将纸制档案转变为数字化电子档案后，档案的使用更加安全。尤其对历史久远的档案材料，数字化处理后无疑是对其更好的保护，另外，通过档案的数字化处理后，防止了部分档案篡改的行为。

档案室建设的设计原则

　　(一)原则上档案室设在办公楼一层(根据公司实际情况，避免顶天立地，防晒防潮)。

　　(二)档案室应集中布置，自成一区。区内不应设置其他用房，其他用房之间的交通也不得穿越档案室。

　　(三)档案查阅室应与档案室分开自成一区。朝向以北向为宜，避免朝西，不宜设在地下室。

　　档案室建设要求

　　(一)档案室面积不应小于40平米。

　　(二)档案室内净高不应低于2.4m。当有梁或通风管道时，其局部净高不应低于2.2m。

　　(三)档案室内墙及地面都应做好防水处理。

（四）档案室的温湿度要求应符合表3.4的规定。每昼夜波动幅度要求温度不得大于±2℃、相对湿度不得大于±5%。

(五)档案室楼面均布活荷载应为5kN/m2。采用密集架时，不应小于12kN/m2，或按实际需要确定。